ЗЗЛПСПОИН

Добави нов

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ПО ЗЗЛПСПОИН

Публикувано от webmin на 23.12.2023 - 14:11

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С тези правила се уреждат условията и редът за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях в ПРАЙМ ИМОТИ ЕООД, нариано по-долу в този документ Дружеството в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

Чл. 2. Изпълнителният директор на Дружеството определя служител в Дружеството, който отговаря за разглеждането на постъпили сигнали.

II. РЕД ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 3. (1) В Дружеството се създава вътрешен канал, чрез който може да се подават сигнали – само писмено. Сигналите се подават до определения служител по чл. 2 от настоящите правила.

(2) Писмени сигнали се подават чрез електронна поща, на адрес: manager@prime-property.bg или чрез пратка, върху която под адреса на получателя е изписан текст „сигнал по ЗЗЛПСПОИН“,на адреса на управление на Дружеството в гр. София, бул. Янко Сакъзов №60. Пратката следва да се предаде незабавно на служителя, определен съгласно чл.2, без да бъде отваряна от получилият я.

(3) Достъп до съдържанието на електронната поща се предоставя единствено на служителя по чл. 2.

(4) При получаване на писмен сигнал чрез пратка, служителят по чл. 2 съставя протокол с подробно описание на съдържанието на пратката. Протоколът е неразделна част от преписката по сигнала.

Чл. 4. Сигнали се подават чрез попълване на формуляр по образец, който може да бъде намерен на официалния сайт на Комисия за защита на личните данни (КЗЛД)

- Формуляр за регистриране на сигнал по ЗЗЛПСПОИН на КЗЛД, който се намира в офиса на Дружеството, и следва да съдържа най-малко следните данни:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

Чл. 5. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляра – образец на КЗЛД по чл. 4 от служителя по чл. 2, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна и отбелязва неговото съгласие или отказ на съответното място във формуляра.

Чл. 6. Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

Чл. 7. В случай, че сигнал за нарушения на българското законодателство в областите, посочени в чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз попадне при служител, различен от служителя по чл.2, на получилия го служител се забранява да разкрива всякаква информация, чрез която би могла да се установи самоличността на сигнализиращото или засегнатото лице, а сигналът се препраща незабавно, без изменения, на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали.

Чл. 8. Сигнал, който не е от компетентността на администрацията на Дружеството, постъпил директно в Дружеството, незабавно се препраща от служителя по чл. 2 до Комисия за защита на личните данни по канала за външно подаване на сигнали.

III. РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИ

Чл. 9. (1) В администрацията на Дружеството се създава и поддържа специален електронен Регистър на сигналите по чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД. Регистърът не е публичен.

(2) В регистъра се съдържа информация за:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването ѝ в процеса на обработване на сигнала;

6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето ѝ;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатите от проверката по сигнала;

9. периода на съхраняване на сигнала.

(3) Регистърът се води от служителя по чл. 2 в специално създадена за целта папка. Достъп до Регистъра има само изрично оправомощения служител по чл. 2.

(4) Редът за воденето на Регистъра се определя с Наредбата по чл. 19, ал. 2, т. 3 от ЗЗЛПСПОИН.

Чл. 10. (1) След получаване на сигнал, служителят по чл. 2 предприема действия за регистрирането му в Регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.

(2) В 7-дневен срок от получаването на сигнал, служителят по чл. 2 извършва проверка за неговата редовност и потвърждава получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя обратна информация за входящ регистрационен номер в регистъра по чл. 9, ал. 1 и дата на регистриране на сигнала в Дружеството.

(3) При сигнал, който не отговаря на изискванията на чл. 15, ал. 2 от закона, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала.

(4) При неотстраняване на нередовностите по сигнала в срока по ал. 3, служителят по чл. 2 изготвя докладна записка до Изпълнителния директор на Дружеството, след което връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него, ако има такива.

Чл. 11. (1) Електронните документи по сигнали се обработват и съхраняват по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност.

(2) Документите на хартиен носител по сигнали се съхраняват от служителя по чл. 2, организирани в отделни преписки по начин, който гарантира тяхната поверителност, конфиденциалност и сигурност

Чл. 12. Нови документи, касаещи вече подаден сигнал, подлежат на регистриране под същия номер, под който е заведен сигнала.

Чл. 13. Работата с документи по сигнали се осъществява при спазване на Политиките за защита на личните данни на Дружеството, публикувани на интернет страницата на Дружеството.

IV. ПРОВЕРКА ЗА РЕДОВНОСТ И РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 14. (1) Всеки сигнал се проверява от определения служител по чл. 2 по отношение на тяхната допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основание да се приеме за правдоподобен, се изготвя докладна записка до изпълнителния директор на Дружеството с предложение от служителя по чл. 2 за последващите действия, които следва да бъдат предприети.

(2) Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

Чл. 15. По редовни сигнали, постъпили при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН, се образува конкретно производство за неговото разглеждане по същество от компетентните органи.

Чл. 16. (1) За всеки сигнал, който подлежи на разглеждане, се изготвя докладна записка до изпълнителния директор на Дружеството, в която се посочва: предметът на проверката, проверявания период, времето за извършване на проверката с посочване на крайната й дата, както и срок за представяне на доклад.

(2) В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят по чл.2:

а) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Дружеството;

б) изготвя и предоставя доклад по случая на изпълнителния директор на Дружеството, в който се съдържа информация за сигнала, предприетите последващи действия и предложения за предприемане на конкретни мерки, с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението;

в) прилага като писмени приложения към доклада събраните доказателства в хода на проверката.

Чл. 17. (1) В срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, служителят по чл. 2 изготвя доклад от името на изпълнителния директор на Дружесвото, в който се описва информацията от сигнала, предприетите действия и окончателните резултати от проверката.

(2) Докладът по ал. 1 се съобщава писмено на подателя и на засегнатото лице при спазване на задължението за защита на тяхната самоличност.

Чл. 18. Всички действия на служителя по чл. 2 в хода на работата по сигнала се документират писмено.

Чл. 19. Разглеждането на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения се приоритизира, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.

V. ДОСТЪП ДО ИНФОРМАЦИЯ ОТ СИГНАЛИ

Чл. 20. (1) Достъп до информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения се предоставя на служителя по чл. 2, както и на лица, на които тези данни са необходими за изпълнение на служебните им задължения.

(2) Предаването на данни и позоваването на обстоятелства не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.

Чл. 21. Документи от производство по конкретен сигнал, достъп до които в хода на работата по сигнала се предоставя на лица с оглед тяхната компетентност, не трябва да съдържат данни или информация относно сигнализиращото лице или всякаква друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност.

Чл. 22. Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

Чл. 23. Всяко обработване на лични данни, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.

Чл. 24. (1) Служителят по чл. 2 съвместно с отдел ЧРК, поддържа на интернет страницата на Дружеството актуална информация по чл. 12, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН.

(2) Информацията по ал. 1 на този член се поставя от служителя по чл. 2 на видно място на табло за обявления в офиса на Дружеството.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Настоящите правила са изготвени на основание чл. 31 и чл. 32 във връзка с чл. 12 - чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.

§2. За неуредени в настоящите правила въпроси се прилагат разпоредбите на ЗЗЛПСПОИН.

§3. Настоящите правила да се изложат на видно място в офиса и да са достъпни както за служителите, така и за потребителите на услугите на Дружеството, както и да се публикуват в интернет страницата на Дружеството.

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ПО ЗЗЛПСПОИН

Публикувано от webmin на 22.12.2023 - 11:05

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С тези правила се уреждат условията и редът за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях в ПРАЙМ ИМОТИ ЕООД, нариано по-долу в този документ Дружеството в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

Чл. 2. Изпълнителният директор на Дружеството определя служител в Дружеството, който отговаря за разглеждането на постъпили сигнали.

II. РЕД ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 3. (1) В Дружеството се създава вътрешен канал, чрез който може да се подават сигнали – само писмено. Сигналите се подават до определения служител по чл. 2 от настоящите правила.

(2) Писмени сигнали се подават чрез електронна поща, на адрес: manager@prime-property.bg или чрез пратка, върху която под адреса на получателя е изписан текст „сигнал по ЗЗЛПСПОИН“,на адреса на управление на Дружеството в гр. София, бул. Янко Сакъзов №60. Пратката следва да се предаде незабавно на служителя, определен съгласно чл.2, без да бъде отваряна от получилият я.

(3) Достъп до съдържанието на електронната поща се предоставя единствено на служителя по чл. 2.

(4) При получаване на писмен сигнал чрез пратка, служителят по чл. 2 съставя протокол с подробно описание на съдържанието на пратката. Протоколът е неразделна част от преписката по сигнала.

Чл. 4. Сигнали се подават чрез попълване на формуляр по образец, който може да бъде намерен на официалния сайт на Комисия за защита на личните данни (КЗЛД)

- Формуляр за регистриране на сигнал по ЗЗЛПСПОИН на КЗЛД, който се намира в офиса на Дружеството, и следва да съдържа най-малко следните данни:

1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

4. дата на подаване на сигнала;

5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

Чл. 5. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляра – образец на КЗЛД по чл. 4 от служителя по чл. 2, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна и отбелязва неговото съгласие или отказ на съответното място във формуляра.

Чл. 6. Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

Чл. 7. В случай, че сигнал за нарушения на българското законодателство в областите, посочени в чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз попадне при служител, различен от служителя по чл.2, на получилия го служител се забранява да разкрива всякаква информация, чрез която би могла да се установи самоличността на сигнализиращото или засегнатото лице, а сигналът се препраща незабавно, без изменения, на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали.

Чл. 8. Сигнал, който не е от компетентността на администрацията на Дружеството, постъпил директно в Дружеството, незабавно се препраща от служителя по чл. 2 до Комисия за защита на личните данни по канала за външно подаване на сигнали.

III. РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИ

Чл. 9. (1) В администрацията на Дружеството се създава и поддържа специален електронен Регистър на сигналите по чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД. Регистърът не е публичен.

(2) В регистъра се съдържа информация за:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването ѝ в процеса на обработване на сигнала;

6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето ѝ;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатите от проверката по сигнала;

9. периода на съхраняване на сигнала.

(3) Регистърът се води от служителя по чл. 2 в специално създадена за целта папка. Достъп до Регистъра има само изрично оправомощения служител по чл. 2.

(4) Редът за воденето на Регистъра се определя с Наредбата по чл. 19, ал. 2, т. 3 от ЗЗЛПСПОИН.

Чл. 10. (1) След получаване на сигнал, служителят по чл. 2 предприема действия за регистрирането му в Регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.

(2) В 7-дневен срок от получаването на сигнал, служителят по чл. 2 извършва проверка за неговата редовност и потвърждава получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя обратна информация за входящ регистрационен номер в регистъра по чл. 9, ал. 1 и дата на регистриране на сигнала в Дружеството.

(3) При сигнал, който не отговаря на изискванията на чл. 15, ал. 2 от закона, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала.

(4) При неотстраняване на нередовностите по сигнала в срока по ал. 3, служителят по чл. 2 изготвя докладна записка до Изпълнителния директор на Дружеството, след което връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него, ако има такива.

Чл. 11. (1) Електронните документи по сигнали се обработват и съхраняват по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност.

(2) Документите на хартиен носител по сигнали се съхраняват от служителя по чл. 2, организирани в отделни преписки по начин, който гарантира тяхната поверителност, конфиденциалност и сигурност

Чл. 12. Нови документи, касаещи вече подаден сигнал, подлежат на регистриране под същия номер, под който е заведен сигнала.

Чл. 13. Работата с документи по сигнали се осъществява при спазване на Политиките за защита на личните данни на Дружеството, публикувани на интернет страницата на Дружеството.

IV. ПРОВЕРКА ЗА РЕДОВНОСТ И РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛИ

Чл. 14. (1) Всеки сигнал се проверява от определения служител по чл. 2 по отношение на тяхната допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основание да се приеме за правдоподобен, се изготвя докладна записка до изпълнителния директор на Дружеството с предложение от служителя по чл. 2 за последващите действия, които следва да бъдат предприети.

(2) Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

Чл. 15. По редовни сигнали, постъпили при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН, се образува конкретно производство за неговото разглеждане по същество от компетентните органи.

Чл. 16. (1) За всеки сигнал, който подлежи на разглеждане, се изготвя докладна записка до изпълнителния директор на Дружеството, в която се посочва: предметът на проверката, проверявания период, времето за извършване на проверката с посочване на крайната й дата, както и срок за представяне на доклад.

(2) В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят по чл.2:

а) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Дружеството;

б) изготвя и предоставя доклад по случая на изпълнителния директор на Дружеството, в който се съдържа информация за сигнала, предприетите последващи действия и предложения за предприемане на конкретни мерки, с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението;

в) прилага като писмени приложения към доклада събраните доказателства в хода на проверката.

Чл. 17. (1) В срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, служителят по чл. 2 изготвя доклад от името на изпълнителния директор на Дружесвото, в който се описва информацията от сигнала, предприетите действия и окончателните резултати от проверката.

(2) Докладът по ал. 1 се съобщава писмено на подателя и на засегнатото лице при спазване на задължението за защита на тяхната самоличност.

Чл. 18. Всички действия на служителя по чл. 2 в хода на работата по сигнала се документират писмено.

Чл. 19. Разглеждането на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения се приоритизира, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.

V. ДОСТЪП ДО ИНФОРМАЦИЯ ОТ СИГНАЛИ

Чл. 20. (1) Достъп до информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения се предоставя на служителя по чл. 2, както и на лица, на които тези данни са необходими за изпълнение на служебните им задължения.

(2) Предаването на данни и позоваването на обстоятелства не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.

Чл. 21. Документи от производство по конкретен сигнал, достъп до които в хода на работата по сигнала се предоставя на лица с оглед тяхната компетентност, не трябва да съдържат данни или информация относно сигнализиращото лице или всякаква друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност.

Чл. 22. Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

Чл. 23. Всяко обработване на лични данни, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.

Чл. 24. (1) Служителят по чл. 2 съвместно с отдел ЧРК, поддържа на интернет страницата на Дружеството актуална информация по чл. 12, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН.

(2) Информацията по ал. 1 на този член се поставя от служителя по чл. 2 на видно място на табло за обявления в офиса на Дружеството.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Настоящите правила са изготвени на основание чл. 31 и чл. 32 във връзка с чл. 12 - чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.

§2. За неуредени в настоящите правила въпроси се прилагат разпоредбите на ЗЗЛПСПОИН.

§3. Настоящите правила да се изложат на видно място в офиса и да са достъпни както за служителите, така и за потребителите на услугите на Дружеството, както и да се публикуват в интернет страницата на Дружеството.